KOORDINASI

A. Pengertian Koordinasi

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah dalam bidang-bidang fungsional ataupun departemen

suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.

B. Kebutuhan akan Koordinasi

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksanaannya. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

1. Saling ketergantungan yang menyatu ( pooled interdependence ), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hal akhir.

2. Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya relebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal independence ), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

C. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi  adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar ketidak pastian tugas yang koordinasi , semakin membutuhkan informasi. Untuk alasan ini, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi.

Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu

1.TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

Aturan dan prosedur

Hirarki manajerial

Penerapan tujuan dan rencana

2.MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

Investasi dalam sistem infrmasi vertikal

Penciptaan hubungan-hubungan ke samping

3.MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

D. Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi yang efektif, yaitu :

Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi. Bagian pemasaran mengemukakan desain produk sebagai yang paling esensial.

Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi mengemukakan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

Perbedaan dalam formalitas struktur. Dalam departemen produksi di mana kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa dilakukan formal. Dalam departemen personalia standar pelaksanaan dapat lebih longgar, di mana karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode waktu tertentu.

E. Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

Hirarki manajerial yaitu rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Aturan dan prosedur yaitu keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadiankejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

Rencana dan penetapan tujuan yaitu pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

F. Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian.  Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan yaitu memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri yaitu teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

G. Peningkatan koordinasi potensial

Bila mekanismepengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan diperlukan. Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam dua cara, vertikal dan menyamping (horizontal) :

Sistem informasi vertikal yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

Hubungan-hubungan lateral (horizontal) yaitu melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Ada beberapa hubungan lateral, yang dapat diperinci sebagai berikut :

Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan diatas tidak secara efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.

Organisasi matriks, organisasi matriks dikembangkan pertama kali dalam industri ruang agkasa. Tetapi akhir-akhir ini konsep organisasi matriks banyak dikembangkan terutama pada perusahaan-perusahaan konstruksi, kontraktor, perusahaan-perusahaan konsultan, kantor-kantor akuntan dan organisasi-organisasi lain yang bekerja dengan banyak proyek yang mempunyai waktu penyelesaian terbatas dan bersamaan, memerlukan koordinasi dan prestasi teknis tinggi, serta membutuhkan berbagai keterampilan dan keahlian khusus.

PROSES PERENCANAAN

1.PROSES PERENCANAAN ATAU PLANNING

A.Pengertian Proses Perencanaan

Proses perencanaan (planning) adalah suatu kegiatan manajemen yang berhubungan dengan suatu pengambilan keputusan dan yang pertama harus dijalankan untuk mencapainya suatu kesuksesan dan suatu tujuan. karena tahap awal dalam melakukan aktivitas kesuksesan itu di awali dengan suatu perencanaan 

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy sebagai berikut : “Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.” 

B. Beberapa Arti Perencanaan Menurut Para Ahli :

a. George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki. 

b. Harold Koontz dan O’Donnell: Perencanaan adalah tugas seorang manajer untuk menentukan pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur dan program. 

c. W. H. Newman: Perencanaan adalah suatu penngambilan keputusan pendahuluan mengenai apa yang harus dikerjakan dan merupakan langkah-langkah sebelum kegiatan dilaksanakan. 

d. Dr. SP. Siagian MPA.: Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

2.TAHAP-TAHAP DASAR DALAM PERENCANAAN

Tahap 1: Menentukan suatu tujuan 

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. 

Tahap 2: Mendefinisikan Situasi yang sedang berjalan 

Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang. 

Tahap 3: Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. 

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya 

Tahap 4: Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. 

Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. 

3.RENCANA OPERASIONAL

Perencanaan Operasional ( Operational Planning) Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. 

A.Berikut beberapa Perencanaan operasional : 

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan. 

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional 

3. Perencanaan Fasilitas (Facilites Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas&layout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas. 

4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans): Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang/jasa. 

5. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan., dalam perencanaan operasional kita dituntut melakukan dan Mengerjakan sesuatu dengan benar berkaitan dengan pelaksanaan, performan yang ingin dicapai dan hasil. 

B. Langkah-langkah perencanaan operasional Menurut Morphet dalam Made pidarta prosedur yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan operasional adalah sebagai berikut: 

1. Mengumpulkan informasi dan analisa data 

2. Menyelesaikan perubahan dalam bentuk kebutuhan 

3. Mengidentifikasi tujuan dan prioritas 

4. Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian

5. Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi Dalam melakukan perencanaan operasional maka diperlukan langkah-langkah tertentu. Langkah-langkah tersebut merupakan prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan perencanaan, sebab tanpa prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan tersebut 

4.RENCANA STRATEGI

 Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan Tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis : 

1. Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya. 

2. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya. Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 

3. Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai suatu tujuan 

5.FAKTOR WAKTU DALAM SUATU PERENCANAAN

1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif 

2. Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan. 

3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan. Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen. Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.

SUMBER :

Buku -> PANTUNAN BELAJAR MANAJEMEN (Mamduh M.Hanafi)

http://dedetzelth.blogspot.com/2013/02/pengertian-tujuan-dan-fungsi-perencanaan.html 

Belajar Rumus Dasar Q-BASIC

1. MEMBUAT PENGHITUNGAN CEPAT DALAM PERKALIAN
PRINT " ==================================="
PRINT " MASUKAN NILAI YANG AKAN DI HITUNG"
PRINT " ==================================="
INPUT "PANJANG  :", PANJANG
INPUT "LEBAR    :", LEBAR
INPUT "TINGGI   :", TINGGI
HASIL = PANJANG * LEBAR * TINGGI
PRINT " ==================================="
PRINT "HASIL :", HASIL
PRINT " ==================================="
END

1. RUN (TAMPILAN HASIL)
===================================
 MASUKAN NILAI YANG AKAN DI HITUNG
===================================
PANJANG  : ?
LEBAR       : ?
TINGGI      : ?
===================================
HASIL : (Hasil akan keluar setelah anda isi yg di atas)
===================================

2. MEMBUAT BIODATA
PRINT "============================"
PRINT "PROGRAM BIODATA MAHASISWA"
PRINT "============================"
INPUT "MASUKAN NAMA ANDA :", NAMA$
INPUT "MASUKAN KELAS ANDA:", KELAS$
INPUT "MASUKAN NPM ANDA  :", NPM$
PRINT "============================="
PRINT "NAMA ANDA  :", NAMA$
PRINT "KELAS ANDA :", KELAS$
PRINT "NPM ANDA   :", NPM$
PRINT "============================="
END

2. RUN (TAMPILAN HASIL)
==============================
PROGRAM BIODATA MAHASISWA
==============================
MASUKAN NAMA ANDA   : ?
MASUKAN KELAS ANDA  : ?
MASUKAN NPM ANDA      : ?
=============================
NAMA ANDA  : (nama akan keluar setelah anda isi yg di atas)
KELAS ANDA  :(nama akan keluar setelah anda isi yg di atas)
NPM ANDA      :(nama akan keluar setelah anda isi yg di atas)
=============================

3. MEMBUAT NAMA LANGSUNG
NAMA$ = "ABDURROHMAN"
KELAS$ = "1DB01"
NPM$ = "30114065"
PRINT NAMA$, KELAS$, NPM$,
END

3. RUN (TAMPILAN HASIL)
ABDURROHMAN                1DB01                30114065

4. EDISI PERTANYAAN
20 CLS
PRINT "[][][][][][]][][][][][][][][[[][]][][][][]"
PRINT "    JAWAB LAH PERTANYAAN DI BAWAH INI"
PRINT "[][][][][][]][][][][][][][][[[][]][][][][]"
PRINT "  "
PRINT "1.DIMANA KAH KOTA KARAWANG BERADA.?"
PRINT "   A. JAWA TIMUR"
PRINT "   B. JAWA TENGAH"
PRINT "   C. JAWA BARAT"
PRINT "   D. JAWA SELATAN"
INPUT A$
IF A$ = "C" THEN
    PRINT " SELAMAT JAWABAN ANDA BENAR"
    PRINT "TEKAN ENTER UNTUK LANJUTKAN" ELSE
    PRINT "  MAAF JAWABAN ANDA SALAH"
    PRINT "   TEKAN N UNTUK KEMBALI"
    PRINT "TEKAN ENTER UNTUK LANJUTKAN"
END IF
INPUT A$
IF A$ = "N" THEN GOTO 20

30 CLS
PRINT "2. DIMANA KAH KOTA MAGELANG BERADA"
PRINT "   A.JAWA BARAT"
PRINT "   B.JAWA TENGAH"
PRINT "   C.JAWA TIMUR"
PRINT "   D.JAWA SELATAN"
INPUT A$
IF A$ = "B" THEN
    PRINT " SELAMAT JAWABAN ANDA BENAR"
    PRINT "TEKAN ENTER UNTUK LANJUTKAN" ELSE
    PRINT "  MAAF JAWABAN ANDA SALAH"
    PRINT "   TEKAN N UNTUK KEMBALI"
    PRINT "TEKAN ENTER UNTUK LANJUTKAN"
END IF
INPUT A$
IF A$ = "N" THEN GOTO 30
40 CLS
PRINT "3. SIAPA KAH TOKOH PALING GANTENG SEDUNIA.?"
PRINT "   A.AKU"
PRINT "   B.KAMU"
PRINT "   C.DIA"
PRINT "   D.TIDAK ADA"
INPUT A$
IF A$ = "A" THEN
    PRINT " SELAMAT JAWABAN ANDA BENAR"
    PRINT "TEKAN ENTER UNTUK LANJUTKAN" ELSE
    PRINT "  MAAF JAWABAN ANDA SALAH"
    PRINT "   TEKAN N UNTUK KEMBALI"
    PRINT "TEKAN ENTER UNTUK LANJUTKAN"
END IF
INPUT A$
IF A$ = "N" THEN GOTO 40


END

4. RUN (TAMPILAN HASIL)
[][][][][][]][][][][][][][][[[][]][][][][]
JAWAB LAH PERTANYAAN DI BAWAH INI
[][][][][][]][][][][][][][][[[][]][][][][]

PRINT "1.DIMANA KAH KOTA KARAWANG BERADA.?"
PRINT "   A. JAWA TIMUR"
PRINT "   B. JAWA TENGAH"
PRINT "   C. JAWA BARAT"
PRINT "   D. JAWA SELATAN"
? (tulis jawaban menurut anda)
(bila salah akan muncultekan N untuk kembali)
(bila benar akan muncul kata ENTER untuk lanjutkan)

DAN SETERUS NYA.... ^_^

5. MEMBUAT DASAR PASWORD
 PRINT "INPUT YOUR PASSWORD"
A$ = "COBA"
INPUT A$
IF A$ = "COBA" THEN
    PRINT "LOGIN SUCCESS!,THANKS YOU!" ELSE GOTO 20
    20 PRINT "LOGIN ERROR!"
END IF
END

5. RUN (TAMPILAN HASIL)
(ini bila pasword nya benar)

INPUT YOUR PASSWORD
? COBA
LOGIN SUCCESS!,THANKS YOU

(ini bila pasword nya salah)

INPUT YOUR PASSWORD
? TIDAK TAHU
LOGIN ERROR!