KOORDINASI

A. Pengertian Koordinasi

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah dalam bidang-bidang fungsional ataupun departemen

suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.

B. Kebutuhan akan Koordinasi

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksanaannya. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

1. Saling ketergantungan yang menyatu ( pooled interdependence ), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hal akhir.

2. Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya relebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal independence ), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

C. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi  adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar ketidak pastian tugas yang koordinasi , semakin membutuhkan informasi. Untuk alasan ini, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi.

Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu

1.TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

Aturan dan prosedur

Hirarki manajerial

Penerapan tujuan dan rencana

2.MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

Investasi dalam sistem infrmasi vertikal

Penciptaan hubungan-hubungan ke samping

3.MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

D. Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi yang efektif, yaitu :

Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi. Bagian pemasaran mengemukakan desain produk sebagai yang paling esensial.

Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi mengemukakan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

Perbedaan dalam formalitas struktur. Dalam departemen produksi di mana kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa dilakukan formal. Dalam departemen personalia standar pelaksanaan dapat lebih longgar, di mana karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode waktu tertentu.

E. Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

Hirarki manajerial yaitu rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Aturan dan prosedur yaitu keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadiankejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

Rencana dan penetapan tujuan yaitu pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

F. Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian.  Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan yaitu memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri yaitu teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

G. Peningkatan koordinasi potensial

Bila mekanismepengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan diperlukan. Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam dua cara, vertikal dan menyamping (horizontal) :

Sistem informasi vertikal yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

Hubungan-hubungan lateral (horizontal) yaitu melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Ada beberapa hubungan lateral, yang dapat diperinci sebagai berikut :

Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan diatas tidak secara efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.

Organisasi matriks, organisasi matriks dikembangkan pertama kali dalam industri ruang agkasa. Tetapi akhir-akhir ini konsep organisasi matriks banyak dikembangkan terutama pada perusahaan-perusahaan konstruksi, kontraktor, perusahaan-perusahaan konsultan, kantor-kantor akuntan dan organisasi-organisasi lain yang bekerja dengan banyak proyek yang mempunyai waktu penyelesaian terbatas dan bersamaan, memerlukan koordinasi dan prestasi teknis tinggi, serta membutuhkan berbagai keterampilan dan keahlian khusus.